Tutorial excel nos presenta como trabajar con funciones en excel, esta es una de sus características mas poderosas que tiene el programa y que le da versatilidad para manejar diferentes tipos de datos de forma eficiente. Poner mucho énfasis y atención ha este capítulo ya que es una de las partes más importantes del programa, conociendo adecuadamente las funciones podremos sacar mayor provecho y generar hojas de cálculos más eficientes, además podremos manejar la información y hacer cálculos que en un comienzo no parecerían factibles.
1.6.1 Introducción a las funciones.
Una función es una formula preestablecida por Excel o definida por el usuario, consta de un nombre y los argumentos de la función, realiza una operación específica y da un valor el cual muestra en la celda donde se encuentra la función.
La sintaxis de la función es la siguiente:
nombre_de_la_función(argumento1,argumento2,argumento3,...)
El nombre_de_la_función es el nombre que identifica la función para diferenciarla de las otras y saber que es lo que va hacer.
Los argumentos son los datos o los valores que la función utilizará para dar un resultado.
La función inicia siempre con un signo = (igual).
Los argumentos pueden ser de diferentes tipos: números, letras, cadena de caracteres, bloque de datos, etc.
Los argumentos van separados por comas(,) o por punto y coma(;) dependiendo de la configuración regional del sistema operativo.
Ejemplo: =Suma(A4:C6)
Esta función realizará la suma del bloque de datos que se encuentren entre A4... hasta... C6, es decir hará la suma de las siguientes celdas: A4+A5+A6+B4+B5+B6+C4+C5+C6.
También se puede colocar más de una función dentro de las formulas, así como esta expresión:
=SUMA(A4:B6)*SUMA(C4:C6)
Existen varios tipos de funciones dependiendo del cálculo que se desea realizar, hay funciones matemáticas, financieras, trigonométricas, de texto, lógicas, etc, para hacer una expresión con funciones se puede escribir directamente en la celda anteponiendo el signo =.
1.6.2 Funciones frecuentes.
Una de las funciones más frecuentes en excel es la de Autosuma, la cual la podemos encontrar en el menú Inicio Modificar Autosuma, para ejecutar la función se puede marcar el conjunto de números de los que se desea obtener la suma, o se colocar en la celda siguiente al bloque de número, la función seleccionará la columna de números y permitirá modificarla si se desea.
Haciendo click en el botón de la pequeña flecha al lado de Autosuma podemos ingresar a un submenú y cambiar la función de Autosuma por otras funciones básicas como son:
Promedio: para obtener el promedio o la media de un grupo de número.
Contar números: cuenta la cantidad de celdas que contiene valores.
Max: da como resultado el valor máximo de un grupo de celdas.
Min: da como resultado el valor mínimo de un grupo de celdas.
Más funciones: si se desean utilizar otras funciones.
1.6.3 Insertar función
Para insertar una función debemos ir al menú Formulas, luego al botón Insertar función:
También podemos hacer click en el botón de la barra de formulas:
y se desplegará la ventana Insertar función:
En esta
ventana podemos buscar la función deseada escribiendo todo su nombre o parte del
nombre en el recuadro Buscar una función, al presionar en el botón Ir excel filtrará y en el recuadro Seleccionar
una función mostrará la función o funciones que se asemejen a lo escrito, en la
parte de abajo aparecerá la sintaxis de la función seleccionada y una pequeña
descripción de la misma, si queremos información más detallada podemos hacer
click en Ayuda sobre esta función, también hay un recuadro en el que podemos
seleccionar las funciones por Categorías y las usadas recientemente. Las
categorías son:
Usadas
recientemente
Todas
Financieras
Fecha y
Hora
Matemáticas
y trigonométricas
Estadística
Busqueda y
referencia
Base de
datos
Texto
Lógicas
Información
Definidas
por el usuario
Luego que
ya tenemos la función seleccionada hacemos click en el botón Aceptar y
pasaremos a la ventana Argumentos de función.
Tomaremos
como ejemplo la función SUMA, en los recuadros Número1 y Número2, aparecen los
argumentos seleccionados para la función, en este caso solo aparecen argumentos
para Número1, si deseamos colocar más argumentos hacemos click en el recuadro
Número2 y automáticamente Excel habilita un nuevo recuadro Número3 para un
tercer argumento si lo necesitáramos:
En el
recuadro Número1 aparece el rango de datos seleccionados N8:N15 el cual se puede
variar, aumentar o borrar presionando en el icono de la imagen
La ventana se hace pequeña y nos sitúa sobre la hoja de cálculo en donde podemos cambiar el rango seleccionado, para cambiarlo primero lo borramos el rango N8:N15 luego hacemos click sobre un extremo del nuevo rango a seleccionar y sin soltar el botón izquierdo del ratón marcamos hasta el otro extremo, cuando ya tenemos seleccionado el rango hacemos click en el icono mostrado en la imagen.
Nuevamente
regresamos a la ventana anterior.
Al lado del
recuadro de argumentos Número1 aparece el signo = y a la derecha los valores
del rango seleccionado, solo hasta donde permite visualizar la ventana.
En la parte
inferior izquierda de la ventana aparece el Resultado de la formula, el cual
nos advierte el resultado que aparecerá en la celda. Para finalizar hacemos
click en Aceptar.
Ya esta
lista la formula, si por alguna razón se insertar una fila entre el rango de
seleccionado automáticamente excel actualiza la formula y digamos la estira un
poco más, esto entendiendo que se agregado una registro más al rango ya
seleccionado, en nuestro ejemplo, si tenemos el la formula =SUMA(N8:N15) e
insertamos una fila en más en la ubicación N12, la formula automáticamente pasa
ha ser =SUMA(N8:N16).
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