Ingresar la información es básicamente la tarea de escribir sobre las celdas de la hoja de calculo, se puede ingresar diferentes tipos de información texto, números, formulas, ... :
- Seleccionamos la celda donde deseamos escribir
- Digitamos lo que queremos escribir
Aparecen en dos lugares lo que se escribió: en la celda misma y en la barra de formulas, así como está en la imagen:
Para terminar de ingresar la información en la celda debemos utilizar cualquiera de estos 3 métodos, es terminamos presionando:
ENTER (o INTRO): se valida el valor introducido y la celda activa pasa a ser la que esta debajo de la actual.
TECLA CURSORA (tecla de movimiento): se valida el valor introducido y la celda activa pasa ha ser a donde se dirige con la tecla.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: al costado de la barra de formulas existe un
cuando se presiona este check se valida el valor ingresado pero la celda activa sigue siendo la misma, cuando se presiona el
se borra lo escrito y se deja la celda con el valor que tenía anteriormente, es similar a cuando presionamos ESCAPE (ESC).En ocasiones ingresamos bastante información en una celda y cuando presionamos ENTERse pasa a la siguiente línea, para poder ver todo lo que se ha ingresado presionamos ALT + ENTER.
1.2.5 Cambiando datos de las celdas:
Se puede modificar la información que se ingresó en una celda en el momento del ingreso o después.
- Si aún no se ha validado lo ingresado en la celda se puede corregir presionando BACK SPACE (retroceso) para borrar el caracter de la izquierda, si se presiona directamente teclaIZQUIERDA se validará lo ingresado y el cursor se posicionará en la celda de la izquierda, si se quiere ir al inicio se puede presionar F2 y pulsar la tecla IZQUIERDA.
- Si ya se ha validado la información y se desea modificar lo ingresado se puede hacer click en la barra de formulas o situarse sobre la celda y presionar F2
- La barra de estado cambiará de Listo a Modificar
- Si se desea cambiar el contenido de la celda, simplemente se escribe los nuevos datos directamente sobre la celda y se borran automáticamente los anteriores.
Es importante hacer hincapié que si aún no se validado la información y se da escape se pierdo lo ingresado y no habrá forma de recuperarlo.
1.2.6 Tipos de datos:
Estos son los tipos de datos que se pueden ingresar en la hoja de cálculo:
1.2.6.1 CONSTANTES: un dato que se introduce directamente, puede ser un número, texto o una fecha.
1.2.6.1.1 NÚMEROS
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . S/. .
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis (), Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 2E4 equivale a 20000 (2 por 10 elevado a 4).
Se pueden incluir las comas de miles en los números introducidos como constantes(dependiendo de si el sistema decimal esta configurado con punto o coma.
Cuando un número tiene un solo punto se trata como un punto decimal.
Si al escribir un número se inicia con S/., Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero y un espacio para que no se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
1.2.6.1.2 FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031 1.2.6.1.3 TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
1.2.6.2 FORMULAS: son una secuencia de operaciones las cuales se ingresan en la celda para obtener una información, en estas formulas se utiliza información de una o varias celdas, la cuales se combinan para dar un resultado útil para el usuario, se pueden utilizar operadores +,-, ... cos, sen, tan, ..., etc, siempre se empieza con el símbolo =.
Las formulas es una de las partes del excel que lo convierte en una herramienta poderosa y permite realizar análisis desde una simple comparación hasta análisis complejos de datos, referencias, etc...
Los operadores utilizados en las formulas son los siguientes:
OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y dar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA se utilizan principalmente al momento de introducir argumentos en las funciones,pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: C3:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: G2,G5
Cuando hay varios operadores en una sola expresión cada parte se evalua y se resuelve siguiendo un orden establecido, el cual detallaremos más adelante en curso.
Lo que se encuentra entre paréntesis se resuelve primero antes de lo que esta afuera de los paréntesis.
Cuando hay varios operadores de diferente categoría dentro de una expresión se resuelve primero los operadores aritméticos, luego los operadores de comparación y después los operadores lógicos.
Los operadores de comparación se resuelven todos en la misma prioridad de izquierda a derecha.
Los operadores lógicos y aritméticos se resuelven en el siguiente orden: Exponenciación (^) Negación (-) Multiplicación (*) y División (/) Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres (&).
Cuando en la misma expresión hay multiplicación y división esta se resuelve a medida que aparece de izquierda a derecha, de igual forma con la suma y la resta.
Las FUNCIONES son es una formula especial predefinida la cual acepta valor y valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado, la función tiene una sintaxis específica que debe ser respetada para que nos de el resultado correcto.
Los argumentos o valores van dentro de los paréntesis y pueden ser valores, constantes, otras formulas o funciones, los argumentos van separados por comas (,).
1.2.7 Errores al ingresar información:
Al escribir información en las celdas se pueden generar algunos errores, dependiendo del error excel nos avisará y nos mostrará lo siguiente:
- Cuando avisa del error, nos mostrará una ventana en la cual nos mostrará una posible solución, y nos dará la alternativa Si o No para corregirla
- Cuando no avisa del error nos presenta una señal en la parte superior izquierda similar a esta:
Si nos posicionamos sobre esta celda aparecerá este símbolo: el cual nos permitirá saber mas sobre el error, al acercar el cursor se desplegará el siguiente menú:
Este menú nos permite saber si la formula es incorrecta, si no sabemos que hacer podemos seleccionar "Ayuda sobre este error"
Si la fórmula es correcta podemos seleccionar "Omitir error".
Si deseamos corregir la fórmula seleccionamos "Modificar en la barra de fórmulas".
- Puede que al introducir la fórmula nos aparece como contenido de la celda lo siguiente #TEXTO donde TEXTO es una valor el cual puede cambiar dependiendo del error, así veremos que puede ser:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
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